辦公室搬遷前，採購負責人必須確認的事項清單

辦公室搬遷是一項牽涉層面極廣的專案，光是裝修與網路建置就已經夠忙，家具採購卻往往被排到最後——直到搬遷日期確定，才發現時間根本不夠用。

這篇文章整理了辦公室搬遷前，採購負責人最容易忽略的確認事項，幫助你在對的時間點做好對的準備，避免搬進新空間才發現家具來不及到位、或是買了不合用的規格。

一、確認新空間的平面配置再下單

很多企業在新空間尚未丈量完成前就開始下單，結果家具到了才發現尺寸卡在走道、或座位數超出實際可用面積。建議在正式採購前，先確認新空間的柱位、窗位、電源插座位置與消防設備位置，這些都會直接影響辦公桌椅與收納櫃的配置方式。如果預算允許，建議委託有空間規劃經驗的廠商協助畫出初步配置圖，再依此確認採購清單。

二、現有家具哪些要帶走、哪些要汰換

搬遷是汰換老舊家具的最佳時機，但也是最容易衝動採購的時刻。建議在確認新空間配置後，逐一盤點現有家具的狀況：哪些還堪用、哪些尺寸不合新空間、哪些已經影響員工使用體驗。有了這份清單，才能精準計算需要新採購的品項與數量，避免預算浪費在不必要的項目上。

三、現貨與訂製品的交期要分開計算

辦公家具採購中最常見的延誤原因，就是把現貨品項與訂製品項的交期混在一起計算。一般現貨桌椅在雙北地區通常1到4天可以到位；訂製收納櫃約需一週；大量訂製或需要特殊材質的品項則可能需要更長時間。建議採購清單確定後，立刻向廠商確認各品項的交期，再回推最晚的下單時間，而不是等到搬遷日期快到才開始詢價。

四、確認送貨與安裝的進場時間

新辦公室通常有多個廠商同時進場施工，家具送貨與安裝的時間點需要提前與大樓管理方、裝修工班協調。特別是需要現場組裝的屏風工作站或大型收納系統，安裝時間可能需要半天到一天以上，如果時間點卡到其他工程，很容易造成連鎖延誤。建議在搬遷時程表中，為家具安裝預留專屬的進場時段，而不是擠在最後一天。

五、預留10到15%的彈性預算

再縝密的規劃，搬進新空間後都可能發現遺漏的需求——多一個部門需要收納、會議室少了一張白板、茶水間沒有地方放東西。建議在家具採購預算中，預留10到15%作為搬遷後的補充採購空間，避免因為預算已全數用罄，讓員工在不完整的環境中將就使用。

搬遷的成敗，往往決定在你開始規劃的那一刻
家具採購不是最後一步，而是整個搬遷計畫的一部分

辦公室搬遷是重新規劃工作環境的最好機會，但也最容易因為時間壓力而做出倉促的採購決定。如果你正在準備搬遷，歡迎提前與我們聯繫，從空間丈量、配置規劃到家具選配，我們可以協助你把這件事做得更有條理。